Як запросити кандидата на співбесіду телефоном, листом і повідомленням

«Добрий день! Ви залишали резюме. Можете завтра о десятій?» Рекрутер щойно перечитав резюме й добре пам’ятає, про яку вакансію йдеться. Кандидат за останні кілька днів міг відгукнутися на п’ять оголошень. А завтра о десятій у нього, можливо, робоча зміна. Перш ніж відповісти, йому доведеться з’ясувати, хто телефонує, про яку посаду йдеться і чи можна зустрітися в інший час.

У запрошення просте завдання. Людина має зрозуміти, про яку роботу йдеться, чого чекати від розмови й чи зможе вона зустрітися в запропонований час. Подивімося, як це може звучати телефоном, у листі та в короткому повідомленні.

Що кандидат має знати до зустрічі

Хто буде на співбесіді? Про що говоритимемо? Скільки часу це займе? Відповіді на ці запитання допомагають кандидатові спланувати день. Якщо потрібно показати портфоліо, виконати завдання чи встановити програму для відеозв’язку, скажіть про це ще в запрошенні.

Скажімо, ви шукаєте менеджерку складу. В оголошенні є фраза «позмінний графік», а кандидатка хоче зрозуміти, о котрій закінчується вечірня зміна і чи встигне вона на транспорт. Це можна уточнити ще до співбесіди. Так само варто пояснити умови оплати, якщо в оголошенні вони описані загально. Коли називаєте суму, уточніть, чи вона до або після сплати податків і чи враховано в ній премію.

Одна звичка з міжнародної практики найму добре працює й тут. Запропонуйте два варіанти часу, дайте людині змогу назвати свій і надішліть підтвердження, коли домовитеся. Якщо кандидат долучатиметься з іншої країни, зазначте, що час київський, або додайте місцевий час кандидата.

Як запросити телефоном

Телефоном зручно швидко домовитися про зустріч і відповісти на запитання щодо вакансії. Якщо кандидат залишив номер, оберіть робочий час для дзвінка. Представтеся й запитайте, чи зручно зараз говорити. Якщо під час дзвінка ви плануєте провести коротку попередню співбесіду, скажіть, про що йтиметься і скільки часу це займе.

Приклад телефонного дзвінка

Добрий день, Олено! Мене звати Ірина, я рекрутерка компанії [назва]. Ви відгукнулися на вакансію менеджерки складу. Маєте хвилину поговорити?

Хочу запросити вас на першу співбесіду. Поговоримо про ваш досвід ведення складського обліку, а я розповім, як у нас організована робота. Зустріч буде онлайн і триватиме близько пів години.

Вам було б зручно у вівторок, [дата], об 11:00 чи в середу, [дата], о 15:30 за київським часом? Якщо обидва варіанти не підходять, підберемо інший.

Тоді домовилися на середу, [дата], о 15:30. Куди вам зручно отримати посилання?

Якщо людина зараз зайнята, запропонуйте написати в чаті або передзвонити, коли буде зручно. Після розмови надішліть письмове підтвердження, щоб кандидат мав усі деталі під рукою.

Про те, як продовжити знайомство на самій співбесіді й перевірити перше враження про кандидата, читайте у статті «Дзен рекрутера: бачити людину за резюме».

Як запросити електронною поштою

Лист зручний, коли потрібно вказати, хто буде на зустрічі, пояснити, як дістатися до офісу, або розповісти про підготовку. У темі листа зазначте посаду й компанію, щоб кандидат міг легко знайти запрошення.

Тема листа — Запрошення на співбесіду на посаду менеджерки складу | [компанія]

Шаблон листа

Добрий день, Олено!

Дякую, що відгукнулися на вакансію менеджерки складу в [компанія]. Запрошую вас на першу розмову з керівницею складу [ім’я]. Поговоримо про ваш досвід ведення обліку й роботи з командою, розповімо про посаду та відповімо на ваші запитання. Зустрінемося онлайн приблизно на 30 хвилин.

Можемо зустрітися [дата] об 11:00 або [дата] о 15:30 за київським часом. Напишіть, будь ласка, який час вам підходить. Якщо зручніше в інший день або в іншому форматі, запропонуйте свій варіант.

Щойно домовимося про час, я надішлю посилання. Спеціальної підготовки до розмови не потрібно. Якщо маєте запитання, можете відповісти на цей лист або зателефонувати мені за номером [номер].

Ірина [прізвище]
Рекрутерка компанії [назва]

Якщо зустрічаєтеся очно, у підтвердженні вкажіть точну адресу, підкажіть, де вхід і до кого звернутися на місці. Якщо місце роботи за іншою адресою, зазначте й її. За потреби залиште контакт, за яким можна домовитися про доступний вхід, субтитри або інший формат зустрічі. Для онлайн-розмови стане в пригоді номер телефону на випадок проблем із посиланням чи зв’язком.

Про що домовитися заздалегідь

У письмовому підтвердженні одразу поясніть, що робитимете, якщо зустріч перерве повітряна тривога або зникне зв’язок. Для очної співбесіди вкажіть, де найближче укриття, і на початку зустрічі підкажіть, як до нього пройти.

Якщо в місці перебування будь-кого з учасників оголошено повітряну тривогу, співбесіду одразу переривають. Той, хто перебуває в зоні тривоги, одразу прямує до найближчого укриття й залишається там до відбою. Про продовження або перенесення рекрутер напише після відбою, коли буде безпечно вийти на зв’язок.

Якщо під час онлайн-зустрічі зникло світло чи інтернет, рекрутер напише після відновлення зв’язку. Заздалегідь вкажіть, де чекати на повідомлення. Наприклад, так може звучати абзац у листі з підтвердженням:

Фраза для підтвердження зустрічі

Якщо там, де перебуває хтось із нас, оголосять повітряну тривогу, одразу перервемо співбесіду. Після відбою я напишу вам в [узгоджений канал] й запропоную, коли зможемо продовжити. Якщо зникне світло чи інтернет, напишу туди ж, щойно відновиться зв’язок.

Як запросити в чаті, месенджері чи SMS

Якщо кандидат відгукнувся через сайт пошуку роботи, можна написати в тому самому чаті. Там йому легко повернутися до оголошення. Перш ніж перейти в месенджер, запитайте, чи зручно йому там спілкуватися.

У короткому повідомленні назвіть себе, компанію й посаду та запропонуйте наступний крок. Якщо людина не відгукувалася, коротко поясніть, де ви знайшли її профіль і який досвід вас зацікавив. Почніть із запитання, чи хотіла б вона обговорити пропозицію.

Запрошення в чаті або месенджері

Приклад повідомлення в чаті

Олено, добрий день! Це Ірина з компанії [назва]. Дякую за відгук на вакансію менеджерки складу. Запрошую вас на відеоспівбесіду, вона триватиме близько пів години. Вам зручніше [дата] об 11:00 чи [дата] о 15:30 за київським часом? Якщо обидва варіанти не підходять, напишіть, коли вам було б зручно.

SMS після пропущеного дзвінка

Приклад SMS

Олено, добрий день! Це Ірина з [компанія]. Телефонувала щодо вашого відгуку на вакансію менеджерки складу. Підкажіть, будь ласка, коли вам зручно поговорити про співбесіду.

Автоматичне сповіщення або нагадування

Якщо автоматичне сповіщення веде до запрошення, подбайте, щоб там були деталі зустрічі й зрозумілий спосіб відповісти. Для вже узгодженої співбесіди достатньо нагадати дату й час та підказати, де знайти посилання чи адресу.

Приклад нагадування

Олено, добрий день! Нагадую, що завтра, [дата], о 15:30 за київським часом у нас співбесіда в [компанія]. Посилання є в листі з підтвердженням. Якщо потрібно перенести зустріч, напишіть мені за номером [номер]. Ірина.

Якщо домовитися з першого разу не вдалося

Якщо відповіді немає, можна один раз нагадати про запрошення в тому самому каналі.

Приклад повторного повідомлення

«Олено, добрий день! Пишу щодо співбесіди на посаду менеджерки складу. Якщо вакансія ще вас цікавить, можемо підібрати інший час».

Якщо зустріч переносить роботодавець, повідомте кандидата, щойно дізнаєтеся про зміну, запропонуйте новий час і дочекайтеся підтвердження. Після цього оновіть календарну подію, якщо ви її створювали.

Перед надсиланням перечитайте запрошення очима людини, яка сьогодні отримала кілька подібних повідомлень. Чи одразу вона зрозуміє, хто їй пише і про яку роботу йдеться? Чи зможе звіритися зі своїм графіком і відповісти без додаткового дзвінка? З цього й починається розмова, на яку обом сторонам зручно прийти.

Погляд з іншого боку розмови — у статті «Пошук роботи без втрати себе: внутрішня опора й усвідомлений вибір». У ній ідеться про те, як кандидат оцінює роботодавця й вирішує, чи підходить йому запропонована робота.